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Resposta da Bungie à COVID-19

Nas últimas semanas, passamos um bom tempo nos esforçando para preparar a Bungie para o impacto do surto da COVID-19. Agora que já trabalhamos bastante na questão, pensamos que chegou a hora de compartilhar um pouco do que aprendemos e do que planejamos, para o caso de isso se provar útil para outros estúdios, empresas de tecnologia ou até qualquer organização que estiver enfrentando os desafios imediatos da pandemia do coronavírus.
 
Primeiro de tudo: não somos especialistas na COVID-19. Nosso trabalho é fazer jogos. No entanto, como ficamos situados na área de Seattle, acabamos afetados com o surto mais cedo do que a maioria das empresas de jogos na América do Norte e, portanto, tivemos que agir rápido.
 
O maior desafio de gerenciar o impacto da doença é que alguns funcionários podem até pensar que o vírus não vai afetá-los muito, pessoalmente, ao lerem a respeito das taxas de mortalidade para o grupo demográfico ao qual pertencem. No entanto, mesmo entre as populações mais jovens, sempre haverá gente em categorias de risco (como diabéticos, imunodeprimidos ou gestantes) ou que precisem cuidar de familiares em categorias de risco. 
 
É crucial que todos nós, como líderes do setor, promovamos o distanciamento social entre os funcionários. É uma mensagem complexa: precisamos reduzir o avanço rápido do vírus para impedir uma escalada súbita de casos graves, o que pode sobrecarregar os sistemas de saúde regionais. Este é um dever cívico.
 
Compilamos algumas recomendações para organizações que estiverem preparando planos para reagir ao impacto da COVID-19.
 

Agora

Caso ainda não tenham colocado (e sua equipe ainda estiver indo ao escritório), coloquem sinalização pelas instalações dizendo:
  • Lave as mãos com frequência.
  • Espirre/tussa no cotovelo (ou num lenço, que deverá ser descartado de imediato).
  • Se estiver doente ou tiver um familiar doente, fique em casa! A COVID-19 tem vários sintomas, então é melhor tomar uma precaução extra, mesmo que só pareça ser um leve resfriado.

Planejamento e Comunicação

Os dois maiores passos para preparar seus funcionários e sua empresa para os desafios da COVID-19 são montar um plano bem pensado e comunicar-se de maneira eficiente. Recomendamos o seguinte:

  • Definam prioridades para como gerenciar a COVID-19 no seu negócio e comuniquem as prioridades a TODOS. É impossível resolver todos os problemas num único dia, então as prioridades servirão de guia para definir o que fazer primeiro. As prioridades da Bungie são:
      • Garantir a segurança dos funcionários. Estabelecer políticas e procedimentos para apoiar este objetivo.
      • Garantir a operação de funções fundamentais do estúdio.
      • Garantir que nossos serviços de jogo continuem operantes.
      • Garantir a concretização dos nossos objetivos de 2020.
      • Apoiar nossos parceiros, colegas, vizinhos e comunidade para enfrentar o surto.
  • Elaborem um plano que leve em consideração as diversas fases do surto de COVID-19 na sua área. Façam com que seja simples e o comuniquem para a empresa de modo que possam gerenciar as mudanças que virão. Segue o plano de cinco fases da Bungie (estamos na 3ª, por conta das orientações estaduais):
      • 1ª Fase: Sem presença de COVID-19 no condado de King
          • Política de trabalho remoto devido a COVID-19 oferecida
          • Exigência de autoquarentena de 14 dias de funcionários voltando de viagens de países de Nível 2 ou superior pela CDC.
      • 2ª Fase: Transmissão ativa de COVID-19 no condado de King (sem incluir funcionários da Bungie)
          • Preparação em fases para trabalho remoto/home office + apresentação de opções de licença paga devido a COVID-19.
          • Exigência de autoquarentena para funcionários doentes ou que tiverem sido expostos a quem recebeu diagnóstico ou exibiu sintomas de COVID-19.
      • 3ª Fase: Casos de COVID-19 entre funcionários da Bungie (sem exposição no local de trabalho), exigência de trabalho remoto estadual ou federal, recomendação estadual ou federal para que todos os funcionários trabalhem de casa
          • Todos os funcionários que puderem trabalhar de casa deverão fazê-lo.
      • 4ª Fase: Casos de COVID-19 entre funcionários da Bungie (com exposição no local de trabalho), exigência de fechamento estadual ou federal
          • Estúdio fechado; trabalho somente de casa.
          • Plano de continuidade das operações fundamentais ativado + descontaminação do estúdio.
      • 5ª Fase: Recessão da COVID-19, fim da exigência de fechamento estadual ou federal
        • Limpeza e descontaminação abrangente do estúdio.
        • Instauração de um plano em fases para retorno ao trabalho.
  • Criação de uma equipe de trabalho multifuncional contra a COVID-19 para a nossa empresa, com reuniões diárias para identificação e resolução das principais questões pendentes. A equipe deve incluir representantes de grupos como:
      • Operações
      • Instalações
      • Segurança
      • TI
      • Administração
      • Recursos Humanos
      • Representantes das equipes de jogos: Produção, Testes e Engenharia, mais especificamente
      • Comunidade
  • É importante ter um funcionário sênior no grupo de trabalho responsável por definir os objetivos, tomar decisões rápidas e autorizar orçamento para resolução dos problemas (ou, no mínimo, que consiga arranjar a autorização sem demora).
  • Essa pessoa (ou alguém próximo a ela) deve enviar atualizações diárias à organização com as últimas novidades e o estado da empresa em relação ao plano de várias fases (além de encorajamento, sempre que possível!).
  • Criem uma Wiki central com todos os documentos relacionados à COVID-19 e a indiquem em todas as mensagens enviadas.
  • Incluam todos os documentos relativos às políticas criadas (ver mais abaixo).
  • Criem um espaço de perguntas e respostas no qual as pessoas possam interagir entre si, principalmente enquanto trabalham remotamente para solucionar problemas.
  • Arranjem um sistema de comunicação de um para vários (como transmissões ao vivo, por exemplo) para que a liderança possa continuar a se comunicar com os funcionários de modo que todos possam assistir. Usamos nossos canais de bate-papo interno para receber perguntas de funcionários ao vivo durante essas sessões.
 
 

Preparando-se para o Trabalho Remoto e Garantindo a Segurança do Local de Trabalho

Uma coisa que fica bem clara em tudo que discorre sobre COVID-19 no local de trabalho: É crucial que seja o mais fácil possível manter os funcionários em casa se estiverem doentes ou expostos a alguém doente. Algumas considerações importantes:
 
  • Divulguem a política de trabalho remoto e deixem claro que NÃO será necessário mais do que uma notificação de um gerente para que se permita o trabalho de casa.
  • Cancelem todas as viagens a trabalho de imediato.
  • Assim que possível (quanto antes, melhor), adotem uma postura de "quem puder trabalhar de casa deve fazê-lo". Lembrem a equipe que o objetivo é proteger as pessoas cujos trabalhos necessitem que elas estejam no escritório.
  • Considerem oferecer licenças pagas relacionadas à COVID-19 aos funcionários. Estamos oferecendo 15 dias de "Licença COVID-19" (além das licenças normais) para quem estiver com sintomas ou que precisem cuidar de algum familiar que estiver com sintomas ou que tenha que ficar em casa (como crianças cujas escolas foram fechadas).
  • Não se esqueçam de providenciar soluções para a equipe de contingência também. Trabalhem com os fornecedores para alinhar uma política que: 
      • Garanta que eles possam trabalhar remotamente.
      • Garanta que eles possam receber Licença COVID-19 também.
  • Instruam a equipe de TI para providenciar uma solução rápida para videoconferência para todos os funcionários. São várias as opções disponíveis, como Zoom, LifeSize e Microsoft Teams, entre outras.
  • Limite o acesso dos não funcionários aos estúdios, permitindo a entrada apenas daqueles essenciais ao funcionamento do negócio.
  • Arranjem uma solução para testes remotos do jogo. Ponderem como vocês fazem esses testes no escritório e que nova infraestrutura será necessária. Tivemos a felicidade de contar com o suporte do Google Stadia para melhorar depressa a nossa capacidade de realizar testes remotos.
 

Solução de Problemas Individuais

O setor de jogos se forma com tantas disciplinas diferentes que provavelmente uma solução de trabalho remoto não bastará para todos os seus funcionários. Usem a lista de prioridades para saber quais soluções providenciar primeiro, mas mantenham uma lista-mestra de todos que estiverem enfrentando desafios e também sempre avancem um pouco em providenciar o sistema de trabalho remoto destas pessoas.

  • Questionem os funcionários para determinar quem está trabalhando com mais ou menos eficácia e do que eles precisam. Estamos fazendo essa pesquisa semanalmente aqui. Pedimos que pessoas se identifiquem e comuniquem o que precisam.
  • A equipe de TI provavelmente estará sobrecarregada, então instruam alguém de fora do setor a fazer uma triagem de quem está tendo problemas com o trabalho remoto para definir as prioridades, usando a sua lista de prioridades com a COVID-19 como guia.
  • Providenciem meios para os funcionários comprarem e instalarem tecnologias de que precisem para trabalhar (mouse, teclado, monitor etc). Pode fazer uma diferença gritante no bem-estar e produtividade de cada um. Vale o gasto.
  • Conforme começarem a adotar mais e mais trabalho remoto, instruam alguém a monitorar e relatar o estado da infraestrutura de rede corporativa como parte do grupo de trabalho da COVID-19.
 

Prepare-se para o Longo Prazo

No momento da redação deste artigo, não temos previsão da recessão do surto de COVID-19 e de quando os funcionários da Bungie voltarão ao estúdio para continuar nossos típicos rituais no escritório. A verdade é que pode demorar semanas ou até meses para isso, então é bom se preparar para a possibilidade já.
 
  • Pode ser que a equipe passe um bom tempo trabalhando de casa, sem ter um escritório apropriado para tal. Considerem providenciar uma soma reembolsável para permitir que os funcionários montem um escritório caseiro saudável.
  • Assegurem-se de ter pessoal na equipe de RH focada na saúde física e mental dos funcionários.
      • Compartilhem informações e documentos que falem sobre como trabalhar de casa eficientemente.
      • Providenciem links para recursos às equipes, incluindo orientações para aproveitar benefícios que eles podem não ter usado antes.
      • Caso haja a cobertura, também promova o uso de medicina remota. Oferecemos Teladoc aos funcionários, ou seja, eles podem ter acesso a um médico por vídeo sem precisar se expor à COVID-19 caso precisem de uma receita para algum problema superficial.
 

Planejem a Continuidade da Empresa

Depois que os funcionários começarem a trabalhar remotamente, vocês podem começar a planejar a continuidade da empresa para o caso do surto chegar ao estúdio e ser necessário fechar as portas (ou reduzir consideravelmente a equipe no escritório) ou para o caso do governo precisar fechar todos os empreendimentos não essenciais da região (como aconteceu na França e na Itália).
 
Determine quais funções essenciais precisam continuar em operação. Para nós, a equipe de continuidade crucial para o negócio inclui: 
  • Liderança de continuidade e grupo de comunicações
  • Segurança física nas instalações (que pode incluir monitoramento remoto, caso o edifício precise ser trancado)
  • Recursos Humanos
  • Suporte das instalações aos sistemas essenciais
  • Suporte ao hardware no local (por ex., servidores internos e externos)
  • Hardware de rede
  • Suporte geral de TI
  • Suporte ao jogo on-line/centro de dados
  • Suporte a lançamentos e atualizações

Tenham três pessoas que possam cobrir cada papel, para o caso de 1 ou 2 ficarem doentes.
 
Criem uma equipe "A" e uma equipe "B" para cada função, garantindo que todas as pessoas em cada papel de continuidade fiquem sempre separadas (distanciamento social). O ideal é que pelo menos uma pessoa em cada função trabalhe remotamente.
 
Criem uma lista-mestra de informações de contato (nome, e-mail corporativo e pessoal, número de telefone, distância do escritório) de todos no grupo de continuidade e a divulguem em um lugar visível a todos. Encorajem a equipe a manter uma cópia impressa do documento.
 
Considere quais sistemas críticos (tecnologia/instalações) podem necessitar de manutenção nos meses vindouros.
  • Tenham uma lista de informações de contato de todos os parceiros e fornecedores anexada ao plano de continuidade para o caso do contato normal adoecer.
  • Encomendem peças sobressalentes para tudo que vocês acreditem que possa dar defeito e representar um problema nas operações.
 
 
Preparem-se para um Incidente
Conforme a COVID-19 continua a se espalhar, deixem anotados todos os passos que tomarão caso descubram um caso no escritório. Incluam:

  • Uma pessoa designada para declarar o fechamento das instalações.
  • Um plano de notificação e informações de contato de oficiais de saúde pública da região.
  • Um processo de rastreio de contatos com quem tiver adoecido.
  • Um plano de notificação de informações de contato de uma empresa que possa limpar as instalações.
  • Determinação de quantos dias após a limpeza vocês reabrirão o escritório (se puderem).
 
Enquanto ainda dá tempo, identifiquem e entrem em contato com uma empresa que saiba como limpar instalações que possam ter sofrido contaminação viral (provavelmente uma que já tenha trabalhado com hospitais, por exemplo).
 

Recursos

Empregamos vários ótimos recursos para elaborar nossos planos.
 
No começo, contamos com este PDF providenciado pelo governo de Cingapura: Guia de Planejamento para Continuidade Empresarial para COVID-19.
 
O site da CDC conta com material similar: Guia de Ínterim da CDC para Empresas e Funcionários
 
Com a difusão da COVID-19, empregamos mais e mais recursos de saúde pública do estado de Washington e do condado de King, que trabalharam na vanguarda do gerenciamento do surto no país:
 
Para entender como o governo estadual/regional pode reagir às fases do vírus conforme ele se espalha para diversas áreas, esta apresentação explica a abordagem de 5 níveis para intervenções, parecida com a que vimos em outros países. Pode ajudar nos seus preparativos para o futuro.

Estamos numa época incerta e imprevisível, mas vamos nos concentrar em fazer o que for melhor para os nossos funcionários e a nossa comunidade, um dia de cada vez. Manteremos vocês atualizados do nosso estado. Fiquem bem e se cuidem.

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