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Risposta di Bungie al COVID-19

Nelle scorse settimane ci siamo dati da fare per preparare Bungie all'attacco del COVID-19. Ora che la fase iniziale è passata, abbiamo pensato fosse un buon momento per condividere con voi ciò che abbiamo imparato e come ci siamo organizzati. Ciò potrebbe tornare utile ad altri sviluppatori di videogiochi, aziende tecnologiche e organizzazioni che si trovano a dover affrontare la dura sfida lanciata dalla pandemia di coronavirus.
 
Innanzitutto, non siamo degli esperti di COVID-19. Noi creiamo giochi. Tuttavia, trovandoci nell'area metropolitana di Seattle, siamo stati colpiti dall'epidemia in anticipo rispetto alla gran parte di aziende di videogiochi del Nord America. Pertanto, abbiamo dovuto reagire prontamente.
 
La sfida più dura nel gestire l'impatto del COVID-19 è quella per cui diversi dipendenti possono pensare che il virus non li coinvolgerà in prima persona, considerando il tasso di mortalità e la loro fascia d'età. Ma, anche fra i giovani, ci sono quelli considerati "a rischio" (persone diabetiche o con un sistema immunitario debole, oltre alle donne in stato di gravidanza) o che comunque si prendono cura di membri della famiglia facenti parte di questa categoria. 
 
È di fondamentale importanza, per noi leader nel settore, promuovere il distanziamento sociale tra i nostri impiegati. Il messaggio, in sintesi, è questo: dobbiamo bloccare la rapida diffusione del virus per evitare un'impennata nel numero di casi che porterebbe al collasso del sistema sanitario di un determinato paese. Questo è un dovere civico.
 
Di seguito proponiamo alcuni suggerimenti per le aziende che stanno cercando di stabilire un piano di risposta al COVID-19.
 

Subito

Se non avete ancora provveduto (e i vostri dipendenti si stanno ancora recando in ufficio), appendete delle indicazioni nel luogo di lavoro con i seguenti promemoria:
  • lavarsi spesso le mani;
  • starnutire e/o tossire nel gomito (o in un fazzoletto, gettandolo subito dopo l'uso);
  • in caso di malattia o di malattia di un membro della famiglia, restare a casa! Dato che il COVID-19 si presenta con sintomi diversi, è meglio essere prudenti anche in caso di leggero raffreddore.

Pianificazione e comunicazione

Un programma ben meditato e una comunicazione regolare sono due dei fattori principali nel riuscire a preparare con successo i propri dipendenti e la propria azienda ad affrontare la sfida imposta dal COVID-19. Ecco cosa consigliamo:

  • Stabilire delle priorità nella gestione delle attività aziendali durante la persistenza del COVID-19 e comunicarle a TUTTO il personale. Dato che non tutti i problemi sono risolvibili in un giorno solo, stabilire delle priorità aiuta a concentrare gli sforzi sui punti più importanti. La lista delle priorità di Bungie è questa:
      • garantire la sicurezza dei dipendenti. Adottare politiche e procedure che rispecchino tale priorità;
      • assicurare l'operatività dell'azienda nelle sue funzioni principali;
      • garantire che i servizi di gioco live restino online e operativi;
      • rispettare le scadenze fissate per il 2020;
      • aiutare i partner aziendali, i colleghi, i vicini e l'intera comunità durante l'epidemia.
  • Sviluppare un piano con diverse fasi di risposta al virus secondo la situazione nella propria area. Un piano semplice (ma efficace) da comunicare poi all'intera azienda per iniziare i preparativi. Ecco il programma in cinque fasi di Bungie (ora siamo nella fase 3, per via delle direttive di Stato):
      • Fase 1: COVID-19 non presente nella contea di King
          • possibilità di lavoro a distanza offerta ai dipendenti;
          • quarantena di 14 giorni per gli impiegati di ritorno da paesi CDC L2 o superiore (considerati cioè dal Centro per il controllo e la prevenzione delle malattie come zone a rischio di livello 2 o superiore);
      • Fase 2: trasmissione della malattia confermata nella contea di King (nessun dipendente di Bungie)
          • piano progressivo di preparazione al lavoro da casa/telelavoro + introduzione opzione congedo pagato "permesso COVID-19";
          • quarantena auto-imposta per gli impiegati malati, esposti al virus (contatto con persona positiva) o con sintomi di COVID-19;
      • Fase 3: casi di COVID-19 accertati tra gli impiegati di Bungie (nessuna esposizione sul luogo di lavoro) o richiesta federale/statale di lavoro a distanza o esortazione federale/statale al telelavoro per tutti i dipendenti
          • tutti gli impiegati in grado di lavorare da casa sono tenuti a farlo;
      • Fase 4: casi di COVID-19 accertati tra gli impiegati di Bungie (con esposizione sul luogo di lavoro) od ordine federale/statale di chiusura
          • chiusura degli uffici. Solo il telelavoro è permesso;
          • attivazione piano di continuità operativa per le attività principali + decontaminazione luogo di lavoro;
      • Fase 5: rallentamento nella diffusione del COVID-19, revoca ordine federale/statale di chiusura
        • pulizia completa e decontaminazione degli uffici;
        • piano di ritorno progressivo degli impiegati nella sede di lavoro.
  • Creare una squadra interfunzionale speciale per il COVID-19 con cui riunirsi quotidianamente per identificare e risolvere i problemi di maggiore importanza. Il team dovrebbe includere i rappresentanti di diversi gruppi/dipartimenti quali:
      • operazioni;
      • strutture;
      • sicurezza;
      • TI (tecnologia dell'informazione);
      • amministrazione;
      • risorse umane;
      • rappresentanti della propria squadra di lavoro: in modo particolare di produzione, test e programmazione;
      • community.
  • Nominare un singolo individuo come punto di contatto principale della squadra speciale, con il compito di elaborare un programma, prendere decisioni in maniera rapida e che possa autorizzare eventuali spese per la risoluzione di problemi (o che possa ottenere una pronta approvazione delle spese);
  • Assicurarsi che questa persona (o qualcuno a stretto contatto con essa) invii quotidianamente all'azienda un aggiornamento, fornendo le ultime notizie e le informazioni circa lo stato della società rispetto al piano multi-fase (ove possibile, con parole di incoraggiamento!);
  • Creare un wiki in cui centralizzare tutti la documentazione sul COVID-19 e a cui far riferimento in tutte le comunicazioni inviate;
  • Rimandare a tutti i documenti sulla politica aziendale creati (vedere più avanti);
  • Creare uno spazio di "Domande frequenti" che permetta alle persone di comunicare presentando domande a cui poter rispondere individualmente, specialmente per quanto riguarda i problemi legati al lavoro a distanza;
  • Impostare uno più canali di comunicazione (usando tecnologie di trasmissione in diretta) in modo che il team manageriale possa continuare a comunicare con tutto il personale in maniera rapida. Usiamo i canali di chat interni per ricevere domande dagli impiegati in modo dinamico durante le sessioni in diretta.
 
 

Impostazione del lavoro a distanza e sicurezza degli spazi di lavoro

Se c'è una cosa che emerge da tutti gli articoli sul telelavoro imposto dal COVID-19 è questa: è fondamentale far sì che le persone possano facilmente restare a casa in caso di malattia o contatto con persone infette. Ecco qui alcune cose da tenere in considerazione:
 
  • rendere pubblica la politica sul telelavoro, specificando che basterà SOLTANTO l'approvazione del manager dell'impiegato in questione, per iniziare a lavorare da casa;
  • cancellare immediatamente tutti i viaggi di lavoro;
  • passare il prima possibile a un atteggiamento del "chi può lavorare da casa, lo faccia". Ricordare alle persone che si tratta di proteggere coloro che invece, per natura del lavoro, devono andare in ufficio;
  • considerare di offrire dei congedi pagati speciali per il COVID-19. Noi offriamo ai nostri dipendenti 15 giorni di "permesso COVID-19" (oltre al resto dei permessi), da utilizzare nel caso in cui un dipendente o un suo familiare mostri sintomi di COVID-19, o nel caso in cui si debba restare a casa per via di un membro della famiglia (per esempio in seguito alla chiusura delle scuole);
  • tenere a mente anche le possibili mancanze di personale. Discutere con i propri fornitori per raggiungere un accordo su una politica che: 
      • solleciti il lavoro a distanza;
      • sia a favore dei permessi COVID-19;
  • chiedere al dipartimento di TI (se non è stato già fatto) di rendere disponibile, in tempi brevi e per tutto il personale, una soluzione per le videoconferenze. Ci sono tante opzioni disponibili, tra cui Zoom, LifeSize e Microsoft Teams.
  • limitare la quantità di persone che non fanno parte dei dipendenti nell'ufficio (accesso garantito solo a chi svolge un'attività necessaria);
  • organizzare il playtest da casa. Tenere presente l'attuale configurazione di lavoro in ufficio per determinare eventuali nuove infrastrutture necessarie. Siamo stati fortunati ad avere il supporto di Google Stadia che ci ha permesso di ampliare rapidamente le nostre capacità di playtest a distanza.
 

Risoluzione individuale dei problemi

L'industria dei videogiochi si compone di diverse aree per cui è probabile che un tipo di soluzione di lavoro a distanza non vada bene per tutti. Usare una lista delle priorità per sapere chi necessita di risposta immediata, ma tenere anche una lista principale con tutti i nomi di chi richiede assistenza. Accertarsi con regolarità dei progressi svolti nelle configurazioni di lavoro a distanza.

  • Informarsi presso i dipendenti per sapere chi può lavorare efficacemente, chi no e di cosa ha bisogno. Noi lo facciamo con cadenza settimanale. Chiediamo alle persone di far presente i loro disagi e le loro necessità;
  • Dato che il team di TI sarà sicuramente sovraccarico di lavoro, designare qualcuno (che non faccia parte della squadra TI) che si occupi del triage delle persone con problemi di lavoro a distanza, e che ne guidi la risoluzione in base al sistema di priorità globale stabilito per il COVID-19;
  • Dare modo ai dipendenti di acquistare e addebitare le spese per piccoli oggetti tecnologici necessari per il lavoro (come mouse, tastiera, schermo, stazione di espansione, e così via). Questo potrebbe contribuire tanto al loro benessere e alla loro produttività, perciò ne vale assolutamente la pena;
  • Mentre si intensifica il telelavoro, assicurarsi che la squadra speciale per il COVID-19 conti fra i suoi membri qualcuno con il compito di monitorare l'infrastruttura di rete aziendale e farne rapporto.
 

Prepararsi al lungo viaggio

Al momento, non c'è niente che ci indichi quando questa pandemia terminerà e quando i dipendenti di Bungie potranno tornare in ufficio per riprendere le loro regolari attività. La verità è che quel giorno potrà arrivare fra settimane o mesi, quindi è bene prepararsi in anticipo.
 
  • Gli impiegati potrebbero dover lavorare da casa a lungo, ma potrebbero non avere gli strumenti necessari. Offrire un'opzione "spese rimborsabili" permetterebbe di organizzare uno spazio di lavoro domestico funzionale e salutare.
  • Assicurarsi che il team di risorse umane includa persone che si occupino principalmente della salute fisica e mentale dei dipendenti e che:
      • condivida materiale su come lavorare da casa in maniera efficace;
      • fornisca dei collegamenti a eventuali risorse, come benefici in precedenza non utilizzati;
      • se le coperture finanziarie lo permettono, promuova l'uso della consultazione medica online/telemedicina. Noi offriamo Teladoc ai nostri impiegati. In questo modo possono parlare con un medico tramite videochat e ottenere una prescrizione, senza correre il rischio di esporsi al COVID-19.
 

Piano di continuità operativa

Una volta che il personale comincia a lavorare da casa, occorre pensare alla continuità operativa in caso di esposizione sul luogo di lavoro con conseguente chiusura (o drastica riduzione del personale) o qualora il governo imponesse la chiusura di tutte le attività non essenziali dell'area (come è successo in Francia e in Italia).
 
Determinare quali sono le attività essenziali che devono proseguire. La nostra lista del personale di continuità operativa per le attività principali include: 
  • gruppi di comunicazione e di gestione della continuità operativa;
  • sicurezza fisica del luogo di lavoro (che può essere svolta tramite monitoraggio remoto, in caso di chiusura forzata);
  • risorse umane;
  • supporto strutture per i sistemi principali;
  • supporto hardware locale (per esempio tramite server interni ed esterni);
  • hardware di rete;
  • assistenza TI generale;
  • assistenza gioco live/centro dati;
  • assistenza lancio/aggiornamenti di gioco.

Per ciascuna posizione di continuità operativa accertarsi di avere tre sostituti che possano subentrare nel caso in cui una o due persone si ammalino.
 
Organizzare una squadra A e una squadra B per ogni attività essenziale per far sì che il personale in continuità operativa resti sempre separato (distanziamento sociale). Idealmente, almeno una persona per attività dovrebbe lavorare da casa.
 
Creare una lista principale con le informazioni di contatto (nome, indirizzo email di lavoro e personale, numero di telefono, distanza dall'ufficio) del personale in continuità operativa e renderlo facilmente accessibile a tutti. Consigliare di tenerne una copia stampata.
 
Pensare ai sistemi fondamentali (come strutture e beni tecnologici) che potrebbero aver bisogno di manutenzione nei mesi a venire.
  • Accertarsi di avere una lista con le informazioni di contatto di tutti i partner e i venditori e condividerla insieme al piano di continuità operativa, nel caso in cui il punto di contatto abituale si ammali;
  • Ordinare parti di ricambio per ciò che potrebbe guastarsi col tempo e compromettere le operazioni aziendali.
 
 
Prepararsi a eventuali casi di contagio
Visto il continuo diffondersi del COVID-19, accertarsi di aver messo per iscritto come procedere nel caso di contagio confermato sul luogo di lavoro. Per esempio:

  • annuncio della chiusura degli uffici da parte di una persona designata;
  • piano di comunicazione e informazioni di contatto enti di salute pubblica locale;
  • rintracciare chiunque sia entrato in contatto con il portatore del virus o si sia ammalato;
  • piano di comunicazione e informazioni di contatto pulizia del luogo di lavoro;
  • stabilire dopo quanto tempo riaprire gli uffici, in seguito alle pulizie (se permesso).
 
Appena possibile, accertarsi di individuare e contattare una ditta di pulizie che abbia esperienza con le strutture contaminate da virus (per esempio, una società che si occupa di pulizie negli ospedali).
 

Risorse

Diverse sono le risorse che abbiamo utilizzato per stabilire il nostro piano d'azione.
 
In un primo momento, abbiamo consultato questo PDF fornito dal governo di Singapore: Guida alla pianificazione della continuità operativa per COVID-19.
 
Anche il sito del CDC (Centro per il controllo e la prevenzione delle malattie) ha materiale utile: Guida ad interim del CDC per aziende e datori di lavoro.
 
Con l'accrescersi della diffusione del COVID-19, abbiamo consultato sempre più le risorse messe a disposizione dallo stato di Washington e dagli enti di salute pubblica della contea di King, in prima linea nella gestione nazionale dell'epidemia:
 
Il sistema di reazione a fasi dei governi regionali e statali in risposta alla diffusione del virus in una certa area è spiegato in questa presentazione che illustra l'approccio di 5 livelli (con interventi che rispecchiano quanto messo in atto da altri paesi). Potrà aiutare a prepararsi a ogni evenienza.

Sono tempi imprevedibili e di incertezza, ma cerchiamo di fare il meglio per i nostri dipendenti e la nostra comunità, un giorno alla volta. Vi faremo sapere come stanno andando le cose per noi. Statemi bene e abbiate cura di voi.

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