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Plan de réaction au COVID-19 de Bungie

Au cours des dernières semaines, nous avons travaillé dur pour préparer Bungie à l'impact du COVID-19. Maintenant que nous avons mis ces précautions en place, nous avons trouvé judicieux de vous faire part de ce que nous avons appris et de ce que nous avons prévu, au cas où cela pourrait être utile à d'autres studios de jeux et entreprises de technologie ou à toute autre organisation qui se trouve confrontée aux difficultés du coronavirus.
 
Pour commencer, nous ne sommes pas des experts du COVID-19. Nous créons des jeux. Mais comme nous sommes situés dans la région de Seattle, l'épidémie nous a touchés plus tôt que la plupart des autres studios de jeux vidéo d'Amérique du Nord et nous avons dû réagir rapidement.
 
Le problème principal de la gestion du COVID-19 est que certains employés pourraient penser que le virus ne les affectera pas vraiment en consultant les taux de mortalité pour leur catégorie démographique. Mais même parmi les plus jeunes, il y a des personnes à risques (comme les gens souffrant de diabète, de déficiences immunitaires ou les femmes enceintes) ou qui doivent s'occuper de personnes à risques au sein de leur famille. 
 
En tant que figure majeure de l'industrie, il est capital pour nous de promouvoir la distanciation sociale parmi nos employés. C'est un message compliqué : nous devons réduire la propagation rapide du virus pour éviter un pic de cas graves capable de submerger le système de santé d'une région. Cela relève de la responsabilité civique.
 
Voici ce que nous recommandons aux organisations qui sont en train de mettre au point leur plan pour faire face au COVID-19.
 

Dès maintenant

Si vous ne l'avez pas déjà fait (et si votre équipe continue de venir dans vos locaux), posez des affiches diffusant les messages suivants :
  • Lavez-vous les mains régulièrement.
  • Éternuez et toussez dans votre coude (ou dans un mouchoir que vous jetterez immédiatement).
  • Si vous êtes malade ou si un membre de votre famille est malade, restez chez vous ! Le COVID-19 a plusieurs symptômes, il vaut donc mieux être prudent, même si vous ne pensez avoir qu'un petit rhume.

Préparation et communication

Un plan bien réfléchi et des communications régulières sont les deux éléments les plus importants pour préparer vos employés et votre organisation à affronter les effets du COVID-19. Voici ce que nous recommandons :

  • Définissez vos priorités concernant la gestion de votre entreprise pendant l'épidémie de COVID-19 et faites part de ces priorités à TOUT LE MONDE. Comme il est impossible de résoudre tous les problèmes d'un coup, ces priorités devraient vous aider à choisir où mobiliser vos premiers efforts. Les priorités de Bungie sont :
      • Assurer la sécurité des employés. Mettre en place des pratiques et des procédures le permettant.
      • Assurer le fonctionnement des services principaux du studio.
      • Assurer le fonctionnement de nos services et jeux en ligne.
      • Assurer la réalisation de nos objectifs pour 2020.
      • Soutenir nos partenaires, nos collègues, nos voisins et notre communauté dans la gestion de l'épidémie.
  • Préparez un plan qui prend en compte les différentes phases de l'épidémie de COVID-19 dans la région. Simplifiez le fonctionnement aux niveaux supérieurs et prévenez toute l'organisation afin de commencer à gérer les changements à venir. Voici le plan en cinq étapes de Bungie (nous sommes à l'étape 3 en raison des directives de l'état) :
      • Étape 1 : Absence du COVID-19 dans le comté de King
          • Possibilité de travailler à distance.
          • 14 jours de confinement requis pour les employés revenant de pays notés L2+ par le CDC.
      • Étape 2 : Transmission active du COVID-19 dans le comté de King (aucun employé de Bungie infecté)
          • Préparation graduelle du travail à distance ou à domicile et introduction d'options de « congés COVID-19 » spéciaux.
          • Confinement obligatoire pour les employés malades ou exposés à des personnes infectées ou montrant des symptômes du COVID-19.
      • Étape 3 : Cas de COVID-19 parmi les employés de Bungie (pas d'exposition sur le lieu de travail), demande de l'État ou du gouvernement fédéral de travail à distance ou recommandation de l'État ou du gouvernement fédéral de faire travailler les employés à domicile.
          • Tous les employés capables de travailler à domicile doivent le faire.
      • Étape 4 : Cas de COVID-19 parmi les employés de Bungie (exposition sur le lieu de travail) ou ordre de fermeture de la part de l'État ou du gouvernement fédéral.
          • Fermeture du studio, travail à domicile uniquement.
          • Activation du plan de continuité des activités principales et décontamination du studio.
      • Étape 5 : Régression du COVID-19, fin de l'ordre de fermeture de l'État ou du gouvernement fédéral.
        • Décontamination et nettoyage complet du studio.
        • Plan de retour graduel des employés au studio.
  • Créez une équipe d'intervention pluridisciplinaire contre le COVID-19 et organisez des réunions quotidiennes pour identifier et résoudre les principaux problèmes auxquels l'organisation est confrontée. L'équipe devrait être composée de représentants des départements suivants :
      • Opérations
      • Locaux
      • Sécurité
      • Informatique
      • Administration
      • Ressources humaines
      • Des représentants des équipes de développement : En particulier la production, le test et l'ingénierie
      • Communauté
  • Désignez un chef de l'équipe d'intervention capable de gérer le calendrier, de prendre rapidement des décisions et de décider du budget à affecter aux problèmes rencontrés (ou capable de faire approuver un budget rapidement).
  • Chargez ce chef d'équipe (ou un de ses collaborateurs proches) de tenir l'organisation au courant quotidiennement des dernières nouvelles et de la situation de l'entreprise vis-à-vis du plan. Profitez-en pour envoyer quelques mots d'encouragement !
  • Créez un wiki centralisé pour tous vos documents concernant le COVID-19 et incluez un lien vers celui-ci dans toutes vos communications.
  • Diffusez un lien vers toutes les politiques que vous créez (voir ci-dessous).
  • Créez une FAQ où les gens peuvent poser leurs questions et répondre à celles des autres pour faciliter la résolution des problèmes à distance.
  • Mettez en place un moyen de communication à grande échelle (comme par exemple un stream en direct) pour permettre à l'équipe de direction de continuer à communiquer en direct avec les employés. Nous utilisons nos systèmes de discussion internes pour répondre aux questions de nos employés en direct pendant ces sessions.
 
 

Mettre le travail à distance en place et sécuriser l'espace de travail

Une chose est claire dans toute la littérature concernant le lieu de travail et le COVID-19 : Il est essentiel de faire en sorte que les gens malades ou ayant été exposés à des malades puissent rester chez eux. Voici quelques éléments à prendre en compte :
 
  • Mettez votre politique de travail à distance en ligne et expliquez clairement qu'une notification d'un responsable suffit à autoriser un employé à travailler à distance.
  • Annulez immédiatement tout voyage d'affaire.
  • Adoptez dès que possible une politique encourageant tous les employés capables de travailler depuis leur domicile à le faire. Rappelez à tout le monde que cette mesure vise à protéger les personnes qui ne peuvent pas travailler à domicile.
  • Envisagez la possibilité d'offrir des congés payés spéciaux à vos employés. Nous offrons 15 jours de « congés COVID-19 » (en plus des congés habituels) aux employés présentant des symptômes ou dont les membres de la famille présentent des symptômes du COVID-19, ou aux employés devant s'occuper de membres de la famille à domicile (à cause de la fermeture des écoles, par exemple).
  • Pensez également à votre personnel extérieur. Communiquez avec vos sous-traitants pour vous mettre d'accord sur une politique qui : 
      • Leur permet de travailler à distance.
      • Leur donne accès aux congés COVID-19.
  • Si vous n'en avez pas déjà un, demandez à votre équipe informatique de mettre en place un outil de vidéo-conférence pour tout le monde. Il existe de nombreuses options comme Zoom, LifeSize et Microsoft Teams, par exemple.
  • Limitez l'accès du studio aux personnes nécessaires au fonctionnement de l'entreprise.
  • Organisez les tests à distance. Pensez aux infrastructures dont vous pourriez avoir besoin par rapport à votre protocole de test actuel. Nous avons la chance d'être soutenu par Google Stadia pour renforcer rapidement nos capacités de test à distance.
 

Dépannage individuel

L'industrie du jeu vidéo est composée de tellement de disciplines différentes qu'une seule solution de travail à distance ne fonctionnera probablement pas pour tous vos employés. Référez-vous à la liste des priorités pour savoir quels problèmes résoudre en premier, mais faites aussi une liste complète de toutes les personnes confrontées à un problème et avancez progressivement.

  • Faites remplir des questionnaires à vos employés pour savoir qui travaille efficacement ou non et ce dont ils ont besoin. Nous le faisons chaque semaine. Nous demandons aux gens de définir précisément ce dont ils ont besoin.
  • Votre équipe informatique sera sûrement débordée, nommez donc une personne à contacter en dehors du département informatique qui pourra trier les problèmes de travail à distance et s'occuper de la hiérarchisation des priorités selon vos priorités générales par rapport au COVID-19.
  • Aidez vos employés à se procurer des accessoires technologiques nécessaires à leur travail (souris, clavier, écran, station d'accueil, etc.). Cette dépense en vaut la peine car elle peut avoir un impact immense sur leur bien-être et leur productivité
  • À mesure que le travail à distance augmente, assurez-vous de désigner quelqu'un pour surveiller les infrastructures réseau dans votre équipe d'intervention et pour en rendre compte.
 

Préparez-vous pour le long terme

Pour le moment, il n'y a pas de prévision concernant la diminution de l'épidémie de COVID-19 et nous ne savons pas quand les employés de Bungie pourront revenir au studio pour y pratiquer leurs rituels habituels. Cela pourrait être dans quelques semaines, voire quelques mois. Il est donc judicieux de se préparer à cette éventualité maintenant.
 
  • Les gens vont peut-être devoir travailler à domicile pendant longtemps et ils ne seront pas tous équipés pour le faire. Envisagez de proposer à vos employés une somme d'argent remboursable pour les aider à aménager un espace de travail sain chez eux.
  • Assurez-vous d'affecter des membres du département des ressources humaines à la santé physique et mentale de vos employés.
      • Diffusez des informations et des documents expliquant comment travailler efficacement à domicile.
      • Fournissez à vos employés des liens vers les ressources à leur disposition, y compris les avantages sociaux qu'ils n'avaient pas utilisés auparavant.
      • Si vous proposez une couverture médicale à distance, encouragez son utilisation. Nous proposons Teladoc à nos employés, ils peuvent donc voir un médecin lors d'une conversation vidéo et ainsi éviter de s'exposer au COVID-19 s'ils ont besoin d'une prescription.
 

Plan de continuité des activités

Une fois que vous avez commencé à organiser le travail à distance, vous devez organiser la continuité des activités en cas d'épidémie au sein du studio provoquant une réduction conséquente des effectifs ou une fermeture des locaux, ou en cas de fermeture des entreprises non essentielles ordonnée par le gouvernement.
 
Déterminez les fonctions essentielles qui doivent être maintenues en activité. Notre liste de continuité des activités principales comprend : 
  • La direction de la continuité des activités et les communications
  • La sécurité des locaux (surveillance à distance si les locaux doivent être fermés)
  • Les ressources humaines
  • L'assistance dans les locaux pour les systèmes principaux
  • L'assistance pour le matériel sur place (ex : serveurs internes et externes)
  • Le matériel réseau
  • L'assistance informatique générale
  • L'assistance pour les jeux en ligne et les centres de données
  • L'assistance au déploiement des jeux

Assurez-vous que trois personnes puissent prendre la relève les unes des autres sur leurs fonctions au cas où une voire deux d'entre elles tomberaient malades.
 
Créez des équipes A et B pour chaque fonction afin d'assurer la séparation de la continuité des fonctions principales à tout moment (distanciation sociale). Il serait préférable qu'au moins une personne travaille à distance pour chaque fonction.
 
Créez une liste de contacts (nom, adresse e-mail personnelle et professionnelle, numéro de téléphone, distance du domicile) regroupant toutes les personnes du groupe de continuité des activités principales et rendez-la accessible facilement à tous. Encouragez les gens à conserver une copie physique de cette liste.
 
Pensez aux systèmes critiques (technologie, locaux) qui pourraient avoir besoin d'entretien au cours des prochains mois.
  • Assurez-vous d'avoir une liste de contacts regroupant tous vos partenaires et distributeurs avec votre plan de continuité des activités au cas où votre interlocuteur habituel tomberait malade.
  • Commandez des pièces de rechange pour tout élément qui pourrait tomber en panne et devenir un problème pour le déroulement de vos activités.
 
 
Préparez-vous à un incident
À mesure que le COVID-19 continue de se répandre, assurez-vous d'avoir écrit les étapes à suivre en cas de découverte d'un cas dans vos locaux. Éléments à inclure :

  • Une personne désignée qui déclarera la fermeture des locaux.
  • Un plan de notification ainsi que les coordonnées des responsables de la santé publique locaux.
  • Un processus de recherche des contacts de la ou des personnes malades.
  • Un plan de notification ainsi que les coordonnées d'une entreprise pouvant nettoyer vos locaux.
  • Le délai entre le nettoyage et la réouverture (si autorisée).
 
Tant que vous en avez le temps, cherchez et contactez une entreprise compétente dans le nettoyage de locaux potentiellement contaminés par un virus (ex : une entreprise ayant de l'expérience dans le nettoyage d'hôpitaux).
 

Ressources

Nous avons créé notre plan à l'aide de plusieurs sources d'informations de très bonne qualité.
 
 
Le site du CDC contient des documents similaires : CDC Interim Guidance for Businesses and Employers
 
Avec la propagation du COVID-19, nous nous sommes tournés vers les services de santé publique de l'État de Washington et du comté de King qui ont constitué l'avant-garde de la gestion de l'épidémie au niveau national.
 
Pour comprendre la réaction par étape du gouvernement au niveau étatique et régional, cette présentation explique l'approche en 5 niveaux d'intervention qui suit une progression similaire à ce que nous avons pu voir dans d'autres pays. Cela pourrait vous aider à vous préparer pour la suite.

Nous vivons une période incertaine et imprévisible, mais nous nous concentrons sur ce qui doit être fait pour nos employés et notre communauté, un jour après l'autre. Nous vous tiendrons informés de l'évolution de notre situation. Soyez prudents et prenez soin de vous.

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