Durante las últimas semanas, hemos estado ocupados preparando a Bungie para el impacto del brote de COVID-19. Ahora que llevamos un tiempo realizando estos esfuerzos, hemos pensado que sería un buen momento para compartir parte de lo que hemos aprendido y algunos de los planes que hemos puesto en marcha por si pudiera ser de utilidad para otros estudios de videojuegos, empresas tecnológicas o cualquier otra organización que esté haciendo frente a los desafíos inmediatos que conlleva esta pandemia de coronavirus.
En primer lugar, no somos expertos en COVID-19. Nosotros nos dedicamos a hacer videojuegos. Sin embargo, como estamos en el área metropolitana de Seattle, el brote nos empezó a afectar antes que a la mayoría de las empresas de videojuegos de Norteamérica y, por lo tanto, hemos tenido que reaccionar con rapidez.
El desafío sin precedentes que supone gestionar el impacto del COVID-19 radica en que algunos de los trabajadores pueden pensar que a ellos no les afectará mucho el virus cuando ven la tasa de mortalidad de su grupo demográfico. No obstante, incluso entre la población más joven habrá gente que entre en los grupos de riesgo (como los que tienen diabetes, los inmunodeprimidos o las embarazadas) o que esté cuidando de familiares que forman parte de los grupos de riesgo.
Es vital que todos nosotros, como líderes de la industria, promovamos el distanciamiento social entre nuestros trabajadores. Es un mensaje complejo: tenemos que reducir la rápida expansión del virus para evitar un enorme repunte de casos graves que pueda provocar el colapso de los sistemas de salud. Se trata de un acto de responsabilidad cívica.
Aquí os dejamos algunas de nuestras recomendaciones para organizaciones que todavía están trabajando en su propio plan de acción frente al COVID-19.
Acciones inmediatas
Si todavía no lo habéis hecho (y si vuestro equipo sigue yendo a la oficina), poned carteles por todas vuestras instalaciones con los siguientes mensajes:
- Lávate las manos con frecuencia.
- Estornuda y tose en el interior del codo (o en un pañuelo que tendrás que tirar a la basura inmediatamente).
- Si estás enfermo/a o si algún miembro de tu familia lo está, ¡quédate en casa! Como el COVID-19 tiene varios síntomas, es mejor prevenir que curar, incluso si lo que tienes parece un simple resfriado.
Planificación y comunicación
Un plan razonado y la publicación de comunicados con cierta frecuencia son dos de las herramientas más poderosas para preparar a los trabajadores y a vuestra organización ante los desafíos del COVID-19. Esto es lo que recomendamos:
- Estableced unas prioridades para la gestión de vuestra empresa durante la crisis del COVID-19 y comunicadles dichas prioridades a TODO EL MUNDO. Como es imposible resolver todos los problemas de una sola vez, estas prioridades deberían ayudaros a fijar objetivos en los primeros momentos. Las prioridades que Bungie estableció son las siguientes:
- Mantener a salvo a nuestros trabajadores. Poner en marcha políticas y procedimientos que ayuden a ello.
- Asegurar que se sigan desempeñando las funciones principales del estudio.
- Asegurar que nuestros servicios de juego sigan estando disponibles en línea y funcionando correctamente.
- Asegurar que podemos alcanzar nuestros objetivos para 2020.
- Dar apoyo a nuestros socios, compañeros, vecinos y comunidad para que salgan del brote con éxito.
- Crear un plan que tenga en cuenta las diferentes fases del brote de COVID-19 en la zona. Hacer que sea simple (a nivel administrativo) y comunicarlo a la organización, de forma que podáis empezar a gestionar el cambio que está por llegar. Aquí está el plan de cinco fases de Bungie (estamos en la fase 3 debido a las directrices estatales):
- Fase 1: No hay casos de COVID-19 en el condado de King
- Se pone en marcha la política de teletrabajo por el COVID-19.
- Se pide a los trabajadores que vuelvan de países con nivel de alerta 2 o superior según el CDC (centro de control y prevención de enfermedades de Estados Unidos) que se pongan en cuarentena ellos mismos durante 14 días.
- Fase 2: Presencia de contagios activos de COVID-19 en el condado de King (sin trabajadores de Bungie afectados)
- Preparativos escalonados para facilitar el teletrabajo y la implementación de opciones de ausencia remunerada durante el "período de COVID-19".
- La cuarentena en casa es obligatoria para los trabajadores que estén enfermos o que estén expuestos a personas a las que se les haya hecho la prueba o que tenga síntomas de COVID-19.
- Fase 3: Presencia de casos de COVID-19 entre trabajadores de Bungie (no presentes en el lugar de trabajo), petición de teletrabajo a nivel estatal/federal o recomendación para que todos los empleados trabajen desde casa a nivel estatal/federal
- Todos los empleados que puedan trabajar desde casa estarán obligados a hacerlo.
- Fase 4: Presencia de casos de COVID-19 entre trabajadores de Bungie (presentes en el lugar de trabajo) u orden de cierre a nivel estatal/federal
- Se cierra el estudio. Solo se puede trabajar desde casa.
- Se activa el plan para la continuidad del negocio principal y se procede a la desinfección del estudio.
- Fase 5: Los casos de COVID-19 remiten y se levanta la orden de cierre a nivel estatal/federal
- Desinfección y limpieza a fondo del estudio.
- Plan por fases orientado al regreso de trabajadores al estudio.
- Crear un equipo multifuncional específico para el COVID-19 en la organización que se reúna cada día para identificar y resolver las dudas más importantes que surjan. El equipo debería incluir representantes de los siguientes grupos:
- Operaciones
- Instalaciones
- Seguridad
- IT
- Administración
- RR. HH.
- Representantes de los equipos de juego: producción, testeo e ingeniería en particular
- Comunidad
- Tener una sola persona de referencia con experiencia en el equipo especial para el COVID-19 que se encargue de la agenda, que pueda tomar decisiones con rapidez y que pueda asignar presupuestos para hacer frente a los problemas (o que pueda hacer que dichos presupuestos se aprueben con rapidez).
- Hacer que esa persona de referencia (o su mano derecha) comunique cada día a la organización las últimas novedades y el estado de la empresa en lo que se refiere al plan en varias fases (¡así como dar palabras de aliento siempre que sea posible!).
- Crear una "wiki" donde se centralicen todos los documentos relacionados con el COVID-19 y ponerla como referencia en todos los comunicados que se envíen.
- Crear enlaces para todos los documentos sobre las políticas de empresa que se hayan creado (ver más adelante).
- Establecer un espacio de preguntas frecuentes para que la gente pregunte y se responda entre sí (especialmente en lo que se refiere a la resolución de problemas para trabajar desde casa).
- Configurar comunicaciones de una persona a muchas (usando tecnología como la emisión en directo por internet) de manera que el equipo de administración pueda seguir comunicándose con los empleados y seguir trabajando codo con codo. Nosotros usamos nuestros canales de chat internos para recibir preguntas de los trabajadores de forma flexible durante estas sesiones.
Configurar las herramientas para el teletrabajo y garantizar la seguridad del lugar de trabajo
Hay una cosa que está clara en toda la literatura existente sobre el lugar de trabajo y el COVID-19: Es vital que se facilite al máximo que las personas se queden en casa y no vayan al trabajo si están enfermas (por muy leves que sean los síntomas) o si han estado expuestas a alguien que esté enfermo. Estas son algunas de las cosas que hay que tener en cuenta:
- Publicad vuestra política de teletrabajo y dejad claro que SOLO será necesaria una notificación de su superior para que un empleado pueda trabajar desde casa.
- Cancelad de inmediato todos los viajes de negocios.
- Mandad a casa a todo el mundo que pueda trabajar desde allí tan pronto como sea posible (cuanto antes mejor). Recordad a todo el mundo que se trata de proteger a quienes tienen un puesto que los obliga a seguir trabajando en la oficina.
- Considerad la opción de ofrecer más tiempo de ausencia remunerado por el COVID-19 a vuestros trabajadores. Nosotros estamos ofreciendo 15 días remunerados por el COVID-19 (además de los habituales) a nuestros trabajadores en caso de que ellos o alguno de sus familiares muestren síntomas de COVID-19. Lo mismo sucede con los que tienen que cuidar de familiares que están en casa (por el cierre de centros educativos, por ejemplo).
- Aseguraos de dar soluciones también a vuestros trabajadores externos. Trabajad con vuestros proveedores para poneros de acuerdo en una política que:
- Garantice que pueden trabajar desde casa.
- Asegure que también pueden beneficiarse del tiempo de ausencia remunerado por el COVID-19.
- Si no lo habéis hecho todavía, pedidle a vuestro equipo de IT que busque la manera de facilitar las videoconferencias para todo el mundo. Hay muchas opciones disponibles, como Zoom, LifeSize y Microsoft Teams, entre otras.
- Limitad la entrada de quienes no son empleados en las oficinas a aquellas personas que son estrictamente necesarias para el funcionamiento del negocio.
- Configurad el testeo de juegos para que se pueda realizar desde casa. Tened en cuenta cómo realizáis el testeo actualmente en la oficina y qué estructura nueva podríais necesitar. Nosotros hemos tenido la suerte de contar con el apoyo de Google Stadia para aumentar con mucha rapidez nuestra capacidad de testeo desde casa.
Resolución de problemas para particulares
La industria de los videojuegos está compuesta de tantas ramas diferentes que es probable que una sola solución de teletrabajo no sea válida para todos vuestros trabajadores. Usad vuestra lista de prioridades para establecer a quiénes tenéis que ofrecer las soluciones en primer lugar, pero mantened una lista general con todos los que tienen problemas e id progresando de manera constante en el número de personas que pueden trabajar desde casa.
- Mandad cuestionarios a vuestros trabajadores para determinar quién está trabajando de forma efectiva, quién no y qué necesitan. Nosotros lo estamos haciendo cada semana en estos momentos. Le pedimos a la gente que se identifique y que nos diga exactamente qué necesita.
- Como es probable que vuestro equipo de IT esté desbordado, nombrad a una persona de referencia que no sea del departamento de IT para que filtre la lista de personas que tienen problemas y priorice la resolución de dichos problemas según vuestras prioridades generales para el período del COVID-19.
- Reembolsad los costes de compras de objetos tecnológicos menores que necesiten para realizar su trabajo (ratón, teclado, pantalla, base de conexión, etc.). Eso podría marcar una diferencia enorme tanto en su bienestar como en su productividad y merece la pena totalmente.
- A medida que avanzáis en el proceso de teletrabajo, aseguraos de que tenéis a una persona controlando e informando sobre la infraestructura de red corporativa como parte del equipo especial para el COVID-19.
Preparaos para una carrera de fondo
En este preciso momento no hay una estimación de cuándo remitirá el brote de COVID-19 ni de cuándo volverán al estudio los trabajadores de Bungie para seguir con su rutina de oficina habitual. De hecho, puede que ese día llegue dentro de semanas o meses, así que es mejor prepararse ya para afrontar esa posibilidad.
- Puede que la gente trabaje desde casa durante mucho tiempo y es posible que no tengan un espacio de oficina en casa. Contemplad la posibilidad de ofrecerles a vuestros trabajadores el reembolso de una cantidad de dinero para que puedan crear en casa un espacio de oficina saludable.
- Aseguraos de tener gente de RR. HH. que se ocupe inmediatamente de la salud física y mental de los trabajadores.
- Compartid información y documentos que aborden la manera de trabajar eficazmente desde casa.
- Ofreced enlaces a recursos para vuestros trabajadores, incluidas las directrices para usar beneficios que no hayan usado con anterioridad.
- Si es posible, promoved el uso de la telemedicina. Nosotros estamos ofreciendo a nuestros trabajadores Teladoc, lo que significa que pueden contactar con un médico a través de videoconferencia sin necesidad de exponerse a un posible contagio de COVID-19 si necesitan una receta médica para algo que no sea grave.
Plan para la continuidad del negocio
Una vez que vuestros trabajadores hayan empezado a trabajar desde casa, tendréis que empezar a planificar la continuidad del negocio en caso de que tengáis un brote en vuestro estudio y tengáis que cerrar las puertas (o reducir drásticamente el personal en el lugar de trabajo) o si el gobierno se ve obligado a cerrar todos los negocios no esenciales en vuestra zona (como ya ha ocurrido en España, Italia o Francia).
Determinad cuáles son las actividades esenciales que tenéis que mantener. En nuestro caso, la lista de personal para la continuidad del negocio principal incluye lo siguiente:
- Gestión de la continuidad del negocio y grupo de comunicación
- Seguridad física en vuestras instalaciones (se puede controlar a distancia si se tiene que cerrar el edificio)
- RR. HH.
- Compatibilidad de las instalaciones con los sistemas base
- Asistencia de hardware in situ (como servidores internos y externos)
- Hardware de red
- Asistencia de IT general
- Asistencia de juego en vivo y centro de datos
- Asistencia de actualización del juego
Aseguraos de tener tres personas que puedan cubrir cada uno de los puestos de continuidad del negocio principal por si 1 o 2 personas responsables de cada función se pusieran enfermas.
Cread un equipo "A" y un equipo "B" para cada función con el objetivo de garantizar que todas las personas a cargo de cada una de las funciones están separadas (distanciamiento social) en todo momento. Lo ideal sería que al menos una de las personas encargadas de cada función pudiera trabajar desde casa.
Cread una lista general con la información de contacto (nombre, dirección de correo electrónico personal y del trabajo, número de teléfono y distancia de las instalaciones) de todos los miembros del grupo de continuidad del negocio principal y publicadla donde todos puedan verla. Recomendad a la gente que guarde una copia impresa de dicho documento.
Tened en cuenta cuáles son los sistemas críticos (como tecnología o instalaciones) que podrían necesitar mantenimiento en los meses siguientes.
- Publicad listas con la información de contacto de todos vuestros socios y proveedores junto con vuestro plan de continuidad del negocio por si la persona de contacto principal se pone enferma.
- Comprad los componentes de repuesto que creáis que pueden fallar suponiendo un problema para el correcto funcionamiento del negocio.
Preparaos para las incidencias
Mientras continúa la expansión del COVID-19, aseguraos de poner por escrito los pasos que seguiréis si se confirma un caso en vuestras instalaciones. Dichos pasos deberían incluir lo siguiente:
- La designación de una persona que declarará el cierre de vuestras instalaciones.
- Un plan de notificación que incluya la información de contacto de las autoridades sanitarias competentes.
- Un proceso de rastreo de los contactos para la(s) persona(s) que se hayan puesto enfermas.
- Un plan de notificación que incluya la información de contacto de alguna empresa que se pueda encargar de la limpieza de vuestras instalaciones.
- Determinar cuántos días pasarán desde la limpieza hasta que podáis volver a abrir (si está permitido).
Aunque todavía tengáis tiempo, aseguraos de contactar con una empresa que tenga experiencia en la limpieza de instalaciones que se hayan podido infectar con un virus (mejor si es una empresa con experiencia en la limpieza de hospitales).
Recursos
Hay muchos recursos de calidad en los que hemos confiado para desarrollar nuestros planes.
En un primer momento, usamos como referencia este PDF del gobierno de Singapur: Guide on Business Continuity Planning for COVID-19.
La página web del centro de control y prevención de enfermedades de Estados Unidos tiene algunos materiales parecidos: CDC Interim Guidance for Businesses and Employers.
A medida que el COVID-19 se ha ido expandiendo, hemos ido tomando como referencia los recursos del estado de Washington y del sistema público de salud del condado de King, que han estado en la vanguardia de la gestión del brote dentro de Estados Unidos:
Para entender mejor cómo pueden reaccionar los gobiernos estatales o regionales a medida que avanza la expansión del virus en cada zona, esta presentación explica la estrategia de 5 niveles que refleja similitudes con lo que se ha hecho en otros países. Esperamos que todo esto os sea de ayuda para lo que podría ocurrir en los próximos días.
En los tiempos que corren nada es seguro ni predecible, pero nos estamos centrando en hacer lo mejor para nuestros empleados y para nuestra comunidad en el sentido más amplio, día tras día. Os seguiremos informando del desarrollo de los acontecimientos en nuestro estudio. Mucho ánimo y cuidaos mucho.