Последние несколько недель мы были заняты подготовкой к тому, чтобы Bungie достойно встретила удар от вспышки вируса COVID-19 Сейчас мы уже значительно продвинулись в этой работе и подумали, что настало время поделиться нашим опытом и некоторыми из планов, которые мы реализовали. Возможно, это будет полезно для других игровых студий, технологических компаний и прочих организаций, которые столкнулись с внезапным вызовом в виде пандемии коронавируса.
Прежде всего, отметим, что мы не эксперты по COVID-19. Мы создаем игры. Но поскольку наша студия расположена в Сиэтле, вспышка вируса затронула нас раньше, чем большинство игровых компаний Северной Америки. В результате нам пришлось действовать быстро.
Ключевая проблема при борьбе с COVID-19 заключается в том, что большинство работников, читая об уровне смертности для своей демографической группы, могут решить, что вирус неспособен им существенно навредить. Но даже среди сравнительно молодых людей существуют группы риска (например, беременные, больные сахарным диабетом, люди с ослабленным иммунитетом). Кроме того, в них попадают те, кто ухаживает за членами семьи, входящими в группы риска.
Для всех лидеров индустрии критически важно донести до наших работников важность социальной дистанции. Объяснить, зачем это нужно, непросто: нам необходимо замедлить распространение вируса, чтобы предотвратить «резкий скачок» случаев с осложнениями, которые могут перегрузить региональную систему здравоохранения. Это ответственность каждого гражданина.
Вот несколько рекомендаций для организаций, которые разрабатывают план реагирования на COVID-19.
Прямо сейчас
Если вы еще этого не сделали (и ваша команда еще работает из офиса), повесьте повсюду памятки со следующими рекомендациями:
- Часто мойте руки.
- При чихании или кашле прикрывайте рот областью локтевого сгиба (или одноразовым платком, который необходимо сразу же выбросить).
- Если вы или проживающие с вами родные или близкие чувствуете недомогание, оставайтесь дома! Так как симптомы COVID-19 могут проявляться по-разному, лучше принять дополнительные меры предосторожности, даже если кажется, что это лишь простуда.
Планирование и информирование
Проработанный план и регулярное информирование – два важнейших элемента, которые помогут успешно подготовить работников и организацию к тому, чтобы справиться с вызовами COVID-19. Вот что мы рекомендуем:
- Расставить приоритетные задачи для вашего предприятия на время вспышки COVID-19 и сообщить о них ВСЕМ. Поскольку решить все проблемы за один день невозможно, эти приоритеты призваны помочь вам определить направления, на которых вы сконцентрируете свои усилия прежде всего. Приоритеты Bungie:
- Обеспечить безопасность работников. Внедрить принципы и процедуры, которые помогут это сделать.
- Обеспечить работоспособность ключевых функций студии.
- Обеспечить сохранение и работоспособность онлайн-сервисов игры.
- Обеспечить возможность реализации целей на 2020 год.
- Поддержать наших партнеров, коллег, соседей и сообщество, чтобы успешно преодолеть вспышку вируса.
- Подготовить план действий для различных этапов распространения COVID-19 на территории вашего региона. Не стоит его усложнять (на уровне руководства). При этом необходимо довести его до сведения всей организации, чтобы начать управление будущими изменениями. Предлагаем вашему вниманию план Bungie из пяти этапов (сейчас мы находимся на третьем этапе, в соответствии с указаниями штата):
- Этап 1: В округе Кинг не зарегистрировано случаев COVID-19
- Подготовлена политика дистанционной работы на случай COVID-19.
- Обязательный 14-дневный домашний карантин для работников, вернувшихся из стран с уровнем опасности выше второго (L2+), установленным Центрами по контролю и профилактике заболеваний США (CDC).
- Этап 2: В округе Кинг происходит активное заражение COVID-19 (среди работников Bungie зараженных нет)
- Поэтапная подготовка к дистанционной работе / работе из дома + возможность получить оплачиваемые дни отдыха «на время вспышки COVID-19».
- Обязательный домашний карантин для заболевших работников, а также для работников, контактировавших с заболевшими или проявляющими симптомы COVID-19 людьми.
- Этап 3: Среди работников Bungie есть случаи заражения COVID-19 (не на рабочем месте), либо получена рекомендация или запрос о дистанционной работе от федерального правительства или правительства штата
- Переход на работу из дома обязателен для всех сотрудников, чьи рабочие обязанности позволяют работать дистанционно.
- Этап 4: Среди работников Bungie есть случаи заражения COVID-19 (на рабочем месте), либо получение приказа о закрытии студии от федерального правительства или правительства штата
- Студия закрыта; работать разрешено только из дома.
- Вступает в действие план по обеспечению функционирования ключевых бизнес-процессов + санитарная обработка студии.
- Этап 5: Распространение COVID-19 идет на спад, приказ о закрытии студии отменяется федеральным правительством или правительством штата
- Комплексная уборка и санитарная обработка студии.
- Поэтапный план по возвращению работников к работе в студии.
- Создать в организации межфункциональную группу по борьбе с COVID-19. На ежедневных встречах группы выявлять и решать ключевые вопросы. В группу должны быть включены представители:
- Операционного отдела
- Административно-хозяйственного отдела
- Отдела безопасности
- IT-отдела
- Администрации
- Отдела кадров
- Представители от команд разработки игры: Отделы производства, тестирования и в особенности разработки.
- Местной общественности
- В группе по борьбе с COVID-19 назначить единое ответственное лицо из числа руководства, отвечающее за подготовку списка вопросов на совещания. Важно, чтобы этот человек был способен быстро принимать решения, а также выделять средства на решение проблем (или добиваться быстрого согласования необходимых бюджетов).
- Указанное лицо (или того, кто работает с ним в тесном контакте) ежедневно рассылает всем работникам информацию о последних новостях и состоянии компании в соответствии с поэтапным планом, опубликованным ранее (а также при каждой возможности подбадривает коллектив).
- Создать централизованную базу знаний по всей документации, связанной с COVID-19, и добавлять ссылку на нее в каждой рассылке.
- Ссылки на все созданные вами документы, которые связаны с принципами и политиками (см. ниже).
- Создать место для вопросов и ответов, где работники могут общаться и решать проблемы, особенно связанные с дистанционной работой.
- Подготовить систему информирования «от одного – всем» (используя технологии, например, стриминг), чтобы руководство могло продолжить общаться со всеми работниками без исключения. Прямо во время таких трансляций мы собираем вопросы работников через наши внутренние чаты.
Подготовка к дистанционной работе и безопасность рабочего места
Вся литература, посвященная обеспечению безопасности работы во время вспышки COVID-19, сходится в одном: необходимо создать все условия, при которых те, кто заболел или контактировал с заболевшими людьми, смогут оставаться дома. Вот некоторые меры, которые можно рассмотреть:
- Опубликовать политику по дистанционной работе и объяснить, что для работы из дома не требуется НИЧЕГО, кроме уведомления непосредственного руководителя.
- Немедленно отменить все командировки.
- Как можно скорее (чем быстрее, тем лучше) перейти к этапу «все, кто может работать из дома, должны работать из дома». Напомнить работникам, что эти меры нужны, чтобы защитить тех, кто не может работать дистанционно.
- Предложить работникам дополнительные оплачиваемые дни отдыха из-за вспышки COVID-19. Мы предлагаем своим работникам 15 оплачиваемых дней отпуска «на время вспышки COVID-19» (дополнительно к стандартным оплачиваемым дням отпуска). Эти дни можно использовать, если работник или члены его семьи обнаружат у себя симптомы COVID-19, либо если им необходимо ухаживать за оставшимися дома членами семьи (например, после закрытия школ).
- Предусмотреть меры для временных работников и работников по контракту. Обсудите и согласуйте с поставщиками политику, при которой:
- Они смогут работать дистанционно.
- Они тоже смогут получать дни отдыха из-за вспышки COVID-19.
- Если у вас еще нет решения для видеосвязи, поручить IT-отделу быстро разработать его. Существует множество вариантов, например, Zoom, LifeSize или Microsoft Teams.
- Ограничить доступ в студию всем, кто не является работником компании. За исключением тех, кому необходимо присутствовать в студии для обеспечения ее функционирования.
- Подготовить возможность для дистанционного тестирования игры. Оцените, как происходит тестирование игры в студии и какая новая инфраструктура вам может потребоваться. К счастью, Google Stadia помогли нам быстро масштабировать наши возможности для тестирования.
Помощь каждому в устранении неполадок
Игровая индустрия состоит из огромного числа направлений, поэтому весьма вероятно, что единое решение для работы из дома не подойдет кому-то из ваших работников. Для того чтобы определить, кому необходимо помочь в первую очередь, руководствуйтесь списком приоритетов. Тем не менее записывайте информацию о тех, кто испытывает затруднения, и постепенно работайте над подготовкой их дистанционного рабочего места.
- Опрашивайте ваших работников, чтобы определить, кто работает эффективно, а кто – нет, и что им необходимо для повышения эффективности. Сейчас мы проводим опросы каждую неделю. Сотрудникам достаточно просто написать нам и сообщить, что именно необходимо.
- Ваш IT-отдел почти наверняка будет перегружен. В связи с этим для сортировки перечня людей, у которых возникли проблемы с работой из дома, лучше назначить ответственное лицо из другого отдела. Когда этот перечень будет приведен в соответствие с вашим общим списком приоритетов на время вспышки COVID-19, ресурсы на решение проблем будут направляться в соответствии с ними.
- Разрешите работникам самим покупать необходимую им для работы мелкую технику (мышь, клавиатура, монитор, док-станция и т. д.), возмещая их расходы. Такая мера полностью оправдывает расходы, так как может существенно повысить комфорт и производительность работников.
- По мере расширения круга тех, кто работает из дома, группе по борьбе с COVID-19 потребуется ответственный за мониторинг инфраструктуры корпоративной сети и отчеты по ней.
Подготовьтесь к тому, что это надолго
На момент написания этой статьи у нас нет информации о том, когда вспышка COVID-19 пойдет на спад, и работники Bungie смогут вернуться в студию, чтобы продолжить работать на своих местах. Этот день может наступить через несколько недель или месяцев, поэтому лучше подготовиться.
- Возможно, людям придется работать из дома долгое время, и не у всех есть условия «домашнего офиса». Рассмотрите возможность выделения работникам средств на оборудование домашнего офиса по принципам здоровой рабочей среды (на компенсационной основе).
- Удостоверьтесь, что в отделе кадров есть специалисты, занимающиеся психическим и физическим здоровьем работников.
- Публикуйте информацию о том, как эффективно работать из дома.
- Предоставьте работникам ссылки на различные ресурсы компании, включая те бонусы, которые они, возможно, не использовали ранее.
- Если у вас есть такая возможность, обеспечьте доступ к дистанционному медицинскому обслуживанию. Своим работникам мы предлагаем Teladoc. Благодаря этому сервису они могут попасть на прием к врачу через видеочат, избежав таким образом возможного заражения COVID-19, если им всего лишь нужен рецепт или консультация.
План по обеспечению функционирования основных бизнес-процессов
Как только ваши сотрудники начали работать дистанционно, необходимо начать разработку плана по обеспечению функционирования основных бизнес-процессов. Это поможет в том случае, если вспышка вируса случится в студии, и вам придется закрыть ее (или существенно сократить число работающих в студии), либо если правительство потребует закрыть все предприятия региона, которые не относятся к жизнеобеспечивающим (как случилось во Франции и Италии).
Определите, какие ключевые функции необходимо поддерживать. Вот наш список персонала, необходимого для функционирования ключевых бизнес-процессов:
- Группа руководства и коммуникации по основным бизнес-процессам
- Охрана студии (может осуществляться дистанционно, если здание будет закрыто)
- Отдел кадров
- Административно-хозяйственная поддержка ключевых систем
- Аппаратная поддержка студии (например, внутренние и внешние сервера)
- Сетевое оборудование
- Общая IT-поддержка
- Поддержка центров обработки данных и онлайн игры
- Поддержка процесса загрузки игры на сервера
Назначьте по три человека, которые смогут закрыть каждое из ключевых направлений, на случай, если кто-то из них заболеет.
Для каждого направления создайте команды «А» и «Б», чтобы работники по каждому из ключевых бизнес-процессов никогда не пересекались (социальная дистанция). В идеале, как минимум один человек по каждому бизнес-процессу должен работать дистанционно.
Подготовьте документ с контактной информацией (имя, рабочий и личный адрес электронной почты, телефон, расстояние, на котором он проживает от студии) каждого члена группы, обеспечивающей функционирование ключевых бизнес-процессов. Этот список должен быть доступен всем онлайн. Кроме того, лучше, чтобы у каждого была также распечатанная версия этого документа.
Примите во внимание критически важные системы (техническая, материальная база), которым может потребоваться обслуживание в ближайшие месяцы.
- На случай если ваше обычное контактное лицо заболеет, удостоверьтесь, что список с контактной информацией всех ваших партнеров и поставщиков включен в план по обеспечению функционирования основных бизнес-процессов.
- Закажите запчасти для всего, что, по вашему мнению, может выйти из строя и помешать нормальному функционированию предприятия.
Подготовиться к случаю заражения
Если COVID-19 продолжит распространяться, запишите список шагов, которые вы предпримете в случае заражения, зарегистрированного на территории предприятия. Включите в список:
- Ответственное лицо, которое объявит о закрытии помещений.
- План по уведомлению местных органов здравоохранения и их контактную информацию.
- Процесс по отслеживанию контактов зараженного работника (или работников).
- План по уведомлению клининговых компаний и их контактная информация.
- Количество дней, которые должны пройти после уборки помещений, до того как они снова будут открыты (если это будет разрешено).
Сейчас, пока у вас есть время, найдите и свяжитесь с компанией, у которой есть опыт уборки потенциально зараженных вирусом помещений (скорее всего, это будет компания с опытом работы в больницах).
Ресурсы
При разработке наших планов мы использовали информацию из нескольких источников.
Сначала мы использовали этот PDF-файл, подготовленный правительством Сингапура: Guide on Business Continuity Planning for COVID-19.
На сайте Центров по контролю и профилактике заболеваний США (CDC) размещены похожие материалы: CDC Interim Guidance for Businesses and Employers
По мере распространения COVID-19 мы все больше полагались на материалы органов здравоохранения штата Вашингтон и округа Кинг, так как они возглавляют борьбу со вспышкой вируса в нашем регионе:
Эта презентация поможет узнать больше о тех этапах реагирования, которые может предпринять федеральное правительство или правительство штата. В ней рассказывается о подходе из 5 уровней, которые соответствуют тому, что происходило в других странах. Все это поможет вам подготовиться к тому, что может случиться.
В это непредсказуемое и неспокойное время мы делаем все возможное для наших работников и округа, шаг за шагом. Мы будем держать вас в курсе. Не болейте и берегите себя.